1. AREA DE IDENTIFICACIÓN

1.2 Título
Contratos de seguros

1.3 Nivel de descripción
Subserie

2 AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS

2.1 Alcance y contenido
Subserie documental en la que se conservan de manera cronológica los documentos generados en el proceso de contratación celebrado por las entidades estatales con una persona natural o jurídica en el que se trasladan los riesgos al asegurador a cambio de una remuneración.

2.2 Tipos documentales

Licitación.

-       Estudio previo.

-       Análisis del sector económico y de los oferentes.

-       Estudio de mercado.

-       Certificado de disponibilidad presupuestal.

-       Ficha técnica.

-       Matriz de riesgos.

-       Aviso de convocatoria pública.

-       Proyecto de pliego de condiciones.

-       Observación al proyecto de pliego de condiciones.

-       Respuesta a observaciones al pliego de condiciones.

-       Acto administrativo de apertura del proceso de contratación.

-       Pliego de condiciones definitivo.

-       Observaciones al pliego de condiciones definitivo.

-       Adendas.

-       Acta de manifestación de interés para participar en el proceso.

-       Acta de diligencia de cierre del proceso.

-       Informe de evaluación y habilitación de las propuestas.

-       Observaciones de los oferentes sobre evaluación.

-       Respuesta a observaciones de los oferentes sobre la evaluación.

-       Informe de evaluación y habilitación definitiva de las propuestas.

-       Acta de audiencia de adjudicación.

-       Acto administrativo de adjudicación.

-       Contrato.

-       Póliza.

-       Acta de aprobación de póliza.

-       Acta de inicio.

-       Otrosí o modificaciones al contrato.

-       Informes de supervisión.

-       Acta de liquidación.

Menor cuantía

-       Estudio previo.

-       Análisis del sector económico y de los oferentes.

-       Estudio de mercado

-       Certificado de disponibilidad presupuestal.

-       Ficha técnica

-       Matriz de riesgos

-       Proyecto de pliego de condiciones.

-       Observaciones al proyecto pliego de condiciones.

-       Respuesta a observaciones al pliego de condiciones.

-       Acto administrativo de apertura del proceso de contratación.

-       Pliego de condiciones definitivo.

-       Observaciones al pliego de condiciones definitivo

-       Respuesta a las observaciones al pliego de condiciones definitivo

-       Adendas

-       Actas de manifestación de interés para participar en el proceso.

-       Acta de diligencia de cierre del proceso

-       Informe de evaluación y habilitación de las propuestas

-       Observaciones de los oferentes sobre la evaluación

-       Respuesta a observaciones de los oferentes sobre la evaluación

-       Informe de evaluación y habilitación definitiva de las propuestas

-       Acta de audiencia de adjudicación.

-       Acto administrativo de adjudicación 

-       Acto administrativo de declaración de desierto

-       Contrato

-       Registro presupuestal

-       Garantía única y/o de responsabilidad civil extracontractual.

-       Acta de aprobación de la garantía.

-       Acta de inicio.

-       Otrosí o modificaciones al contrato

-       Informes de supervisión.

-       Acta de liquidación.

3. ÁREA DE VALORACIÓN

3.1 Tiempos de retención
Mínimo 20 años

Los contratos de seguros tienen un tiempo mínimo de retención de (20) veinte años con el fin de responder a posibles acciones de responsabilidad contractual según lo estipulado en el artículo 55 de la Ley 80 de 1993. Los tiempos de retención empiezan a contar a partir de la finalización de la vigencia de la póliza o garantía.

3.2 Disposición final
Selección

Los contratos corretaje y seguros son fuente primaria para realizar investigaciones sobre el acceso y el uso de los servicios financieros de las entidades en el manejo del riesgo o los perjuicios repentinos que puedan suceder. De esta forma, las investigaciones se pueden enfocar en el estudio de las dimensiones del aseguramiento entre el Estado y las aseguradoras como son: la asesoría, la incorporación en los esquemas de aseguramiento, la calidad y las acciones de gestión del riesgo en las entidades. A pesar de su importancia, en algunos casos esta serie se produce en grandes cantidades, por lo cual se recomienda una selección aleatoria de una muestra que debe ser calculada según la producción documental.

3.3 Concepto de valoración

4 ÁREA  DE CONTROL DE LA DESCRIPCION

4.1 Nota del archivísta

Elaboró: Diego Armando Ortiz Saza, profesional Grupo de Evaluación Documental y Transferencias Secundarias

Fuentes:

-       CÁRDENAS CORREA, Edwin Mauricio. Los contratos y convenios interadministrativos. Bogotá: 2016. Trabajo de Grado (Magíster en Derecho Administrativo). Universidad Libre de Colombia. Facultad de Derecho.

-       GORBANEFF, Yuri y CABARCAS, Gina. Equilibrio Económico y la contratación pública en Colombia. En: Revista de Derecho, Universidad del Norte. Número 31. Barranquilla: enero – junio de 2009.

-       ROCZEK, Vanesa. El Sistema de Contratación Pública en Colombia: Análisis etnográfico de la Ley. Trabajo de grado para optar al título de antropología. Universidad de Antioquia. Medellín: 2016.

-       VV.AA. Estudio de demanda de seguros en Colombia 2018.  [En línea]:

https://www.superfinanciera.gov.co/.../20181211estudiodemandaseguros2018.pdf 

4.2 Reglas o normas

COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 80 (28, octubre, 1993). Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Bogotá: 1993.

COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1150 (16, julio, 2007). Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos. Bogotá: 2007.

COLOMBIA. DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN. Decreto 1510 (17, julio, 2013). Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública. Bogotá: 2013.

COLOMBIA. DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN. Decreto 1082 (26, mayo, 2015). Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de planeación nacional. Bogotá: 2015. Artículo 2.2.1.2.1.4.11.

4.3 Fecha (s) de la descripción (es)
31 de enero de 2020