Banco Terminológico AGN

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Contratos de compraventa (Subserie)

Descripción

1. AREA DE IDENTIFICACIÓN

1.2 Título
Contratos de compraventa

1.3 Nivel de descripción
Subserie

2 AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS

2.1 Alcance y contenido
Subserie documental en la que se conservan de manera cronológica los documentos generados en el proceso de contratación celebrado por las entidades estatales con una persona natural o jurídica en el que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero. Artículo 1849, Código Civil Colombiano.

2.2 Tipos documentales

Licitación

-       Estudio previo.

-       Análisis del sector económico y de los oferentes.

-       Estudio de mercado.

-       Certificado de disponibilidad presupuestal.

-       Ficha técnica.

-       Matriz de riesgos.

-       Aviso de convocatoria pública.

-       Proyecto de pliego de condiciones.

-       Observaciones al proyecto pliego de condiciones.

-       Respuesta a observaciones al pliego de condiciones.

-       Acto administrativo de apertura del proceso de contratación.

-       Pliego de condiciones definitivo.

-       Observaciones al pliego de condiciones definitivo.

-       Respuesta a las observaciones al pliego de condiciones definitivo.

-       Adendas.

-       Actas de manifestación de interés para participar en el proceso.

-       Ofertas.

-       Acta de diligencia de cierre del proceso.

-       Informe de evaluación y habilitación de las propuestas.

-       Observaciones de los oferentes sobre la evaluación.

-       Respuesta a observaciones de los oferentes sobre la evaluación.

-       Informe de evaluación y habilitación definitiva de las propuestas.

-       Acta de audiencia de adjudicación.

-       Acto administrativo de adjudicación. 

-       Acto administrativo de declaración de desierto.

-       Contrato.

-       Registro presupuestal.

-       Garantía única y/o de responsabilidad civil extracontractual.

-       Acta de aprobación de la garantía.

-       Acta de inicio.

-       Otrosí o modificaciones al contrato.

-       Informes de supervisión.

-       Acta de liquidación.

 

Contratación directa.

-       Estudio previo.

-       Análisis del sector económico y de los oferentes.

-       Estudio de mercado.

-       Certificado de disponibilidad presupuestal.

-       Ficha técnica.

-       Matriz de riesgos.

-       Justificación de contratación directa.

-       Acta de diligencia de cierre del proceso.

-       Informe de evaluación y habilitación de las propuestas.

-       Observaciones de los oferentes sobre la evaluación.

-       Respuesta a observaciones de los oferentes sobre la evaluación.

-       Informe de evaluación y habilitación definitiva de las propuestas.

-       Acta de audiencia de adjudicación.

-       Acto administrativo de declaración de desierto.

-       Contrato.

-       Registro presupuestal.

-       Garantía única y/o de responsabilidad civil extracontractual.

-       Acta de aprobación de la garantía.

-       Acta de inicio.

-       Otrosí o modificaciones al contrato.

-       Informes de supervisión.

-       Acta de liquidación.

 

Mínima cuantía.

-       Estudio previo.

-       Análisis del sector económico y de los oferentes.

-       Estudio de mercado

-       Certificado de disponibilidad presupuestal.

-       Ficha técnica

-       Matriz de riesgos

-       Invitación pública.

-       Observaciones a la invitación pública

-       Respuesta Observaciones a la invitación pública

-       Adendas

-       Acta de diligencia de cierre del proceso

-       Informe de evaluación y habilitación de las propuestas

-       Observaciones de los oferentes sobre la evaluación

-       Respuesta a observaciones de los oferentes sobre la evaluación

-       Informe evaluación y habilitación definitiva de las propuestas

-       Acta de audiencia de adjudicación.

-       Acto administrativo de declaración de desierto

-       Comunicación de aceptación del contrato

-       Registro presupuestal

-       Garantía única y/o de responsabilidad civil extracontractual.

-       Acta de aprobación de la garantía.

-       Acta de inicio.

-       Otrosí o modificaciones al contrato.

-       Informes de supervisión.

-       Acta de liquidación.

 

Subasta Inversa.

-       Estudio previo.

-       Análisis del sector económico y de los oferentes.

-       Estudio de mercado.

-       Certificado de disponibilidad presupuestal.

-       Ficha técnica.

-       Matriz de riesgos.

-       Proyecto de pliego de condiciones.

-       Observaciones al proyecto pliego de condiciones.

-       Respuesta a observaciones al pliego de condiciones.

-       Acto administrativo de apertura del proceso de contratación.

-       Pliego de condiciones definitivo.

-       Observaciones al pliego de condiciones definitivo.

-       Respuesta a las observaciones al pliego de condiciones definitivo.

-       Adendas.

-       Actas de manifestación de interés para participar en el proceso.

-       Acta de diligencia de cierre del proceso.

-       Informe de evaluación y habilitación de las propuestas.

-       Observaciones de los oferentes sobre la evaluación.

-       Respuesta a observaciones de los oferentes sobre la evaluación.

-       Informe de evaluación y habilitación definitiva de las propuestas.

-       Acta de audiencia de subasta inversa.

-       Acto administrativo de adjudicación. 

-       Acto administrativo de declaración de desierto.

-       Contrato.

-       Registro presupuestal.

-       Garantía única y/o de responsabilidad civil extracontractual.

-       Acta de aprobación de la garantía.

-       Acta de inicio.

-       Otrosí o modificaciones al contrato.

-       Informe de supervisión.

-       Acta de liquidación.

 

Menor cuantía

-       Estudio previo.

-       Análisis del sector económico y de los oferentes.

-       Estudio de mercado.

-       Certificado de disponibilidad presupuestal.

-       Ficha técnica.

-       Matriz de riesgos.

-       Proyecto de pliego de condiciones.

-       Observaciones al proyecto pliego de condiciones.

-       Respuesta a observaciones al pliego de condiciones.

-       Acto administrativo de apertura del proceso de contratación.

-       Pliego de condiciones definitivo.

-       Observaciones al pliego de condiciones definitivo.

-       Respuesta a las observaciones al pliego de condiciones definitivo.

-       Adendas.

-       Actas de manifestación de interés para participar en el proceso.

-       Acta de diligencia de cierre del proceso.

-       Informe de evaluación y habilitación de las propuestas.

-       Observaciones de los oferentes sobre la evaluación.

-       Respuesta a observaciones de los oferentes sobre la evaluación.

-       Informe de evaluación y habilitación definitiva de las propuestas.

-       Acta de audiencia de adjudicación.

-       Acto administrativo de adjudicación. 

-       Acto administrativo de declaración de desierto.

-       Contrato.

-       Registro presupuestal.

-       Garantía única y/o de responsabilidad civil extracontractual.

-       Acta de aprobación de la garantía.

-       Acta de inicio.

-       Otrosí o modificaciones al contrato.

-       Informes de supervisión.

-       Actas de liquidación.

3. ÁREA DE VALORACIÓN

3.1 Tiempos de retención
Mínimo 20 años

Los contratos de compraventa tienen un tiempo mínimo de retención de (20) veinte años con el fin de responder a posibles acciones de responsabilidad contractual según lo estipulado en el artículo 55 de la Ley 80 de 1993. Los tiempos de retención empiezan a contar a partir de la finalización de la vigencia de la póliza o garantía.

3.2 Disposición final
Selección

Los contratos de compraventa son fuente primaria para realizar investigaciones sobre las relaciones comerciales que establece una entidad estatal con empresas privadas u otros estados, en cumplimiento de sus las funciones. Además, permite evidenciar el impacto que ejerce el Estado como comprador dentro de un sector económico. A pesar de su importancia, en algunos casos esta serie se produce en grandes cantidades, por lo cual se recomienda una selección aleatoria de una muestra que debe ser calculada según la producción documental.

3.3 Concepto de valoración

 

4 ÁREA  DE CONTROL DE LA DESCRIPCION

4.1 Nota del archivísta

Elaboró: Diego Armando Ortiz Saza, profesional Grupo de Evaluación Documental y Transferencias Secundarias

Fuentes:

-       CÁRDENAS CORREA, Edwin Mauricio. Los contratos y convenios interadministrativos. Bogotá: 2016. Trabajo de Grado (Magíster en Derecho Administrativo). Universidad Libre de Colombia. Facultad de Derecho.

-       GORBANEFF, Yuri y CABARCAS, Gina. Equilibrio Económico y la contratación pública en Colombia. En: Revista de Derecho, Universidad del Norte. Número 31. Barranquilla: Enero – junio de 2009.

-       ROCZEK, Vanesa. El Sistema de Contratación Pública en Colombia: Análisis etnográfico de la Ley. Trabajo de grado para optar al título de antropología. Universidad de Antioquia. Medellín: 2016.

-       VV.AA. Estudio de demanda de seguros en Colombia 2018.  [En línea]:

https://www.superfinanciera.gov.co/.../20181211estudiodemandaseguros2018.pdf 

4.2 Reglas o normas

COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 57 (1887). Código Civil. Bogotá: 1887.

COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 80 (28, octubre, 1993). Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Bogotá: 1993.

COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1150 (16, julio, 2007). Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos. Bogotá: 2007.

COLOMBIA. DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN. Decreto 1510 (17, julio, 2013). Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública. Bogotá: 2013.

COLOMBIA. DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN. Decreto 1082 (26, mayo, 2015). Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de planeación nacional. Bogotá: 2015. Artículo 2.2.1.2.1.4.11.

4.3 Fecha (s) de la descripción (es)
31 de enero de 2020

Contratos de compraventa (Subserie)

Términos genéricos

Fecha de creación
27-Feb-2020
Término aceptado
27-Feb-2020
Términos descendentes
0
Términos específicos
0
Términos alternativos
0
Términos relacionados
0
Descripción
1
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