1. AREA DE IDENTIFICACIÓN 

1.2 Título
HISTORIALES DE VEHÍCULOS

1.3 Nivel de descripción
SERIE

2 AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 

2.1 Alcance y contenido
La agrupación documental evidencia las actividades administrativas realizadas para el control, seguimiento y optimización del uso del parque automotor.  

2.2 Tipos documentales

• Factura de Compra,
• Certificación individual de aduana para vehículos automotores,
• Certificado de inscripción ante el RUNT, Seguro Obligatorio-SOAT,
• Certificado de la Revisión Tecnicomecánica y de Emisiones Contaminantes,
• Reporte de comparendos,
• Reporte de incidentes,
• Acta de adjudicación o Remate.  

3. ÁREA DE VALORACIÓN

3.1 Tiempo de retención
Mínimo 10 años.  
El tiempo mínimo de conservación del Historial de Vehículos es de diez (10) años, en los cuales se contemplan cinco (5) años de prescripción extraordinaria de la póliza de seguros, como establece el artículo 1081 del Código de Comercio, diez (10) años de la conservación de documentos contables señalado por el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, toda vez que respalda el valor de vehículo en los activos de la entidad, así como el cálculo de la depreciación. 

3.2 Disposición Final
Selección
 
Los historiales de vehículos son documento que evidencian la gestión del parque automotor que posee una entidad, por lo cual su contenido informativo permite el estudio de la historia institucional. Sin embargo, en algunos casos esta serie se produce en grandes cantidades, por lo cual se recomienda una selección cualitativa intrínseca, así:

• Selección de historiales de vehículos especializados, toda vez que pueden ser una fuente de información en temas históricos y científicos que permitan conocer cuáles eran las acciones de la entidad en la administración de un parque automotor que requirió una atención técnico-mecánica especializada.

 
3.3 Concepto de valoración
Ver Concepto

4 ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCION

4.1 Nota del archivero
Elaboró:

Fuentes:

4.2 Reglas o normas
MINISTERIO DE TRANSPORTE, Resolución 004775, (1 de octubre, 2009), por la cual se establece el manual de trámites para el registro o matrícula de vehículos automotores y no automotores en todo el territorio nacional y se dictan otras disposiciones. Bogotá: 2009.

DIRECCIÓN GENERAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES, Resolución 013292, (04 de diciembre, 2009), Por la cual se establece el contenido para la expedición del Certificado Individual de Aduanas para vehículos automotores. Bogotá: 2009.

MINISTERIO DE TRANSPORTE, Resolución 0001565, (6 de junio, 2014), Por la cual se expide la Guía metodológica para la elaboración del Plan Estratégico de Seguridad Vial. Bogotá: 2014.

MINISTERIO DE TRANSPORTE, Resolución 5111, (28 de noviembre, 2011), Por la cual se adopta el formato unificado de resultados y el certificado de la revisión tecnicomecánica y de emisiones contaminantes para vehículos automotores en el territorio nacional. Bogotá: 2011.

4.3 Fecha (s) de la descripción (es)
26 de febrero de 2018.