1.2 Título
Programa de Mantenimiento de Bienes y Equipos

1.3 Nivel de descripción
Subserie

2 AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 

2.1 Alcance y contenido
La agrupación documental en la que se conservan los documentos que videncias las tareas que realizan periódicamente para evitar que el deterioro o daño en los equipos o instalaciones locativas de una entidad.

2.2 Tipos documentales

• Cronograma de actividades.
• Programa de Mantenimiento.
• Diagnóstico de bienes e instalaciones.
• Informe de programación de mantenimiento.
• Informe de mantenimiento de las instalaciones y bienes.
• Informe período del seguimiento de las instalaciones y bienes. 

3. ÁREA DE VALORACIÓN

3.1 Tiempo de retención
Tiempo mínimo de retención 20 años
El tiempo mínimo de retención que se recomienda es de veinte (20) años en los que se contemplan los diez (10) años estipulados en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, toda vez que es un documento que evidencia el incentivo de gastos por mantenimiento preventivo. Además, se contemplan veinte (20) años para respaldar posibles investigaciones de acción contractual, en la medida que el programa promueve la adquisición o la contratación de servicios profesionales.

3.2 Disposición Final
Conservación Total
 
Esta subserie es un documento de carácter administrativo ya que permite llevar el control de los mantenimientos realizados tendiente a garantizar el cuidado y buen manejo de los recursos, y así, propender por la perdurabilidad de los bienes y equipos de una entidad. En los casos que la entidad cuente con equipos especializados, el programa puede ser una fuente de información de temas científicos e históricos que permitan conocer cuáles eran las acciones preventivas que desarrolló la entidad con este tipo de equipos.

3.3 Concepto de valoración
Concepto

4 ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCION

4.1 Nota del archivero
Elaboró: María de los Ángeles Burgos Medina

Fuentes: Procedimientos COPNIA. Tomado de: https://copnia.gov.co/sites/default/files/uploads/mapa-procesos/archivos/administracion-bienes/Mantenimiento.pdf.

Procedimientos del Ministerio de Minas. Tomado de: https://www.minminas.gov.co/documents/10180/601197/RF-P-04+PROCEDIMIENTO+MANTENIMIENTO+Y+CONTROL

+DE+INFRAESTRUCTURA+V04.pdf/b0850b73-fde5-4de2-9ffc-df21c20985bd

Procedimientos de Intenalco. Tomado de: https://www.intenalco.edu.co/archivospublicos/

calidad/procedimientos/GAF-PRD-01%20PROCEDIMIENTO%20MANTENIMIENTO

%20PREVENTIVO%20DE%20INFRAESTRUCTURA

%20Y%20EQUIPOS.pdf

4.2 Reglas o normas
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 962 (8, julio, 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios. Bogotá: 2005.

COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 80 (28, octubre, 1993). Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Bogotá: 1993.

4.3 Fecha (s) de la descripción (es)
31 de marzo de 2018